Büro- und Teamassistenz (m/w/d) für die Landesgeschäftsstelle
Die Geschäftsstelle des ASB-Landesverbandes Brandenburg in Potsdam-Babelsberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Büro- und Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (30 Std.)
Ziele der Stelle
Die Hauptziele der Team- und Büroassistenz liegen nicht nur in der organisatorischen und administrativen Tätigkeit, sondern auch in der referatsübergreifenden Arbeit. Die Verantwortlichkeiten der Team- und Büroassistenz umfassen die Organisation und Koordination des alltäglichen Geschäftsverkehrs und bilden die Schnittstellenfunktion zu den Referaten der Landesgeschäftsstelle. Die Team- und Büroassistenz bekommt Aufgaben zugeteilt, für die sie eine große Verantwortung trägt, da sie die Ausführung von Aufträgen übernimmt und dafür zuständig ist, dass alle Vorgänge reibungslos laufen.
Ihre Aufgaben:
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Abwicklung der täglichen Büroadministration
- Organisation und Planung von Sitzungen, inhaltliche Zuarbeit und Unterstützung für Sitzungen der Geschäftsführung und des Vorstands/Ausschüsse und Konferenzen
- Erstellung von Sitzungsprotokollen
- Sorgfältige Dokumentation und Ablage sowie Archivierung/Digitalisierung von Dokumenten
- Erledigung des allgemein anfallenden Schriftverkehrs
- Planung und Koordinierung von Terminen
- Entgegennahme von Telefonaten und Weiterleitung der Information (referatsübergreifend)
- Unterstützung des Teams und der zuständigen Vorgesetzten bei allen anfallenden Aufgaben
- Organisation und Buchung von Dienstreisen und Unterkünften der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Veranstaltungen sowie Teilnahme bei Bedarf
- Verantwortung für die Büroausstattung und den Geschäftsbedarf
- Verwaltung der ein- und ausgehenden Post
- Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
- Teilnahme an Seminaren für die fachliche Weiterbildung
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Bürokommunikation
- Erfahrungen in der Verbandsarbeit/im Verbandswesen wünschenwert
- Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Office Management zwingend erforderlich
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsgeschick, Hands-on-Mentalität und Teamfähigkeit
- Kommunikationsstärke sowie ein souveränes, professionelles und freundliches Auftreten
- Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Unser Angebot:
- Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Eigenverantwortung
- Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld in einem kleinen Team
- Ein moderner Arbeitsplatz
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Attraktive Vergütung
- 30 Tage Urlaub, zusätzlich 24. und 31.12. bezahlt frei
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Attraktive Benefits, wie eine betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit, u.a.
- gemeinsame Teamevents